【ヨシカワ☆たゐむず】Vol.4 シー・エス・エスホールディングス グループ統括管理本部 総務・デジタル管理課 内布好紀統括課長 編

「ヨシカワ☆たゐむず」とは

役員や社員のインタビューをお届けします。読者の方々には、シー・エス・エスのことをいろいろ知って頂き、ファンになって頂ければとても嬉しいです!

 

 

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本日のゲスト

シー・エス・エスホールディングス

グループ統括管理本部 総務・デジタル管理課

統括課長 内布 好紀さん

 

インタビュアー

代表取締役社長 佐川 学

 

デジタル・マーケティング本部 芳川 竜弥(ヨシカワ)

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はじめに

 

皆様、こんにちは。毎日暑すぎて2Lの水を飲んでいます。ヨシカワです。

 

今回は総務・デジタル管理課の内布好紀さんに「働き方改革と社内のデジタル化」というテーマでインタビューを行いました。インタビュアーには、ヨシカワに加え社長に参加して頂いております。

(新型コロナの影響により、リモートでインタビューを行いました)

 

 

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※写真 下:内布好紀さん 左上:佐川社長 右上:ヨシカワ

 

 

Q社内のデジタル化について

 

ヨシカワ:本日はよろしくお願いします。

 

内布好紀さん(以下内布):よろしくお願いします。

 

佐川社長(以下佐川):よろしくお願いします。

 

ヨシカワ:早速ですが社内のデジタル化をする前の問題点は何かありましたか?

 

内布:私はもともと開発部に所属していたんですが、ちょっとしたきっかけがあり管理本部に異動しました。その時メールサーバーのセキュリティや障害が発生した際のBCP対応の問題が気になりましたね。

当初はメールサーバーを社内で持っていて、社内で持つのは悪いことじゃないんだけど、例えばメールサーバーを経由してウイルスがばらまかれるような、いわゆる踏み台にされたりしたら対処できるのか。また、メールサーバーがつぶれてしまった時に社内業務が回らなくなってしまう危険性も心配でした。

 

佐川:なるほど、確かにデジタル化する前はセキュリティとBCPの問題は大きかったですね。

 

内布:その後外部のメールサーバを使用することになったんですが、インターフェイスがイマイチだったり、社内ではメールアプリで送受信していたんです。また予定表なんかもサイボウズを使ったり、統一性がありませんでした。そのような使い勝手の悪さをどうにかしたいと思っていた時に、社長からGSuiteどうかな?いう話が上がったんですよね。

 

佐川:そうですね。

 

内布:GSuiteを導入する前は、イベントとかで情報収集をしていました。Microsoftなどの他のサービスも検討していましたが、Googleの知名度とか規模が圧倒的に大きいので、GSuite導入がベストだと僕も思ってました。

実際に導入する場面では、社内で対応せずに業者に頼むことも検討したのですが、導入後に何かトラブルが起こった場合にわざわざ業者にきてもらっても時間もお金もかかってしまうので、結局、GSuite導入の本を買ってきて自分で勉強して設定しましたね。そのおかげで何か起きても自分たちで色々対応できるようになったのでよかったと思います。

 

佐川:格段に良くなりましたよね。コミュニケーションも取りやすくなりましたし。

 

内布:メール以外にも、GoogleSpreadsheetsやDocsとかでMicrosoftOfficeの代わりになるツールもあって、ドキュメント作成がクラウド上で出来ちゃう。クラウド対応できることで、情報共有がやりやすくなり、ペーパーレス化などにも大きく貢献したかなと思います。

 

佐川:そうですね。ペーパーレス化は推進していかないと、仕事の効率が悪くなっちゃいますからね。テレワークしてる人とかお客様先に常駐している人とかもいるけど、GSuite導入は、CalendarやMeet、Chatといった機能もあり、そういったところのコミュニケーションもとりやすくなりましたね。

 

内布:他にもGSuiteを入れると同時にrakumoも入れたんですよ。このrakumoの導入効果として大きいのは、ワークフローですね。ワークフロー導入により、誰がいつ承認したっていう社内稟議にハンコを使わなくなくてよくなった事は、効率化の効果として大きかったと思います。わざわざ紙を持って行ってハンコ下さいっていう行為がなくなった。

 

佐川:本当に変わったと思いますね。

 

内布:そうですね。

 

佐川:あと会計と給与のシステムは今年クラウドに変えましたよね。

 

内布:そうですね。今までの会計システムは、スタンドアロンの端末からしか使うことができないタイプのもので、テレワークの時代ってなるとちょっとしんどいなっていうのがあって、クラウドのシステムに変えました。社外からもアクセスできるので、会計と給与の担当者もテレワークができるようになりました。

 

佐川:まあ、他に大きい所だと会社を改装してフリーアドレスにしてノートパソコンに切り替えたっていうのが大きな変化かなっていう。

※改装について詳しくはこちら https://designers-office.jp/case/page/index.php?id=36

 

内布:ああそうですね。でも、開発してる人たちってフリーアドレスをなかなか受け入れなかったんです。自分がここに座ってないと目が行き届かないとか、自分がどこに行っちゃたかわからないと皆が困るとか、そういう昔の慣習を変えたくない理由っていうのをずうっと言われてたんだけど、新型コロナウイルスの影響で会社にいられない状況になって、テレワークに順応しちゃって、もうフリーアドレスなんてどうってことないっていう状態になりましたね。

 

佐川:まあフリーアドレスどころの騒ぎじゃないもんね。みんな会社にいないんだから。

まあそれでなんとかうまくいってるんだから。

 

内布:他にもAmazonWorkSpacesの導入で社内のサーバーにアクセスできる環境が作れて、飛躍的にテレワーク環境が向上したと思いますね。

 

佐川:そうですね。AmazonConnectも便利だしね。社用携帯を全員に貸与しなくても、個人所有のBYOD端末でお客様の電話対応も可能になった。

 

内布:そうですね。あと、給与明細もクラウド化しましたけど、改善前は郵送だったので、封入封緘する毎に、絶対に他の人の給与明細を間違って送らないように、ダブルチェックしないといけなかったのでとても苦労しましたね。

 

佐川:その辺もすごく変わったと思う。デジタル化することで、間違いが起こりにくくなった。

 

内布:そうですね。

 

ヨシカワ:今後、取り入れるべき社内のデジタル化って何かありますか?

 

佐川:勤怠システムのチームスピリットを導入しますよね?

 

内布:そうですね。現在、一部の部署に試験導入中で、10月から全社に本番導入の予定です。

 

佐川:今までは、お客様先に常駐している場合などで社内システムにアクセスできない環境の人は、月末に勤務表を提出するしかなかったので、トラブルなどが発生して残業が過剰に多くなってしまった場合に管理者は月中では検知することができなかった。チームスピリットの導入により、日次で作業時間の確認が可能になるので、問題に対しての対応も迅速にできるようになりますね。



内布:そうですね。他には内製の販売管理・購買管理システムを市販のものにするとかですかね。

 

佐川:ここ1年くらい検討しているんだけど、なかなかいいのがなくてね。今のシステムは、Web対応していないし、作り直して外販することも検討をして進めてたんですけどね。ちょっと、コストが掛かりすぎちゃって、一旦中断してます。

 

内布:結構探しても今使っているものと同じような機能がないってことはニーズもなくはないのかなと思いますけどね。作ったら売れるのでは?

 

佐川:あと今後の課題と言ったらハンコですかね。

 

内布:そうですね。厚生年金とかの届けを出す電子申請は手続きしているんですけど、お客様とのやり取りで電子証明のハンコレスが進むといいですよね。まあまだまだ代表印が必要な書類も多いですからね。

 

佐川:代表印は、お客様や金融機関との契約書類で使われているので、しばらくはしょうがないかと思うんだけど、請求書や見積書みたいな契約書以外の書類は、電子印を押下したPDFファイルの提出でいいと思うんですよね。

 

内布:あとはタレントマネジメントシステムは入れたいですね。

 

ヨシカワ:タレントマネジメントシステムって何ですか?

 

内布:社員のマスターデータを管理するものなんだけど、それ以外に社員の開発実績やスキルなども管理できるシステムなんだよね。

 

佐川:この人は何ができるとか、こういうところが得意とか、適材適所に本人も望むいい仕事をあてられるようにさ、そういう仕組みがあればいいなって思うね。そうすれば会社の強みをしっかり活かせるしね。社員の仕事に対する満足度や貢献度も上がる。

 

内布:いれたいですね。

 

佐川:でも、内布さんが簡単なやつは内製したじゃないですか。あれ、結構使えますよ!

 

内布:そうそう、履歴書や業務実績、技術などのスキルをデータベース化して、簡単に検索して参照できる。管理部門内で使ってます。

 

ヨシカワ:社内のデジタル化を行った後で得られたメリットって何でしょうか。

 

内布:ペーパーレス化と、やっぱりなんといっても仕事の効率アップですかね。昔は長時間残業をやることがいいっていう風潮があったのですが、システムを入れることにより時間短縮が出来るので。

 

佐川:短時間で働いて成果を出す方がいいに決まってる。長時間働いても何も成果が出せないようだと意味がないし、残業した人の方が残業代貰って得をするってのもおかしい。子育て世代は残業できないので、不平等。定時内で仕事を終わらすようにして、同じ条件で評価をすべきですよ。そうすれば、女性も活躍できる。くだらない雑務は効率化をして極力なくす。そして、価値のある仕事になるべく時間を割く。その為に、ペーパーレス化は一番重要な要素の一つですよね。

 

内布:でも、紙は優れた媒体ですよ。印刷して、並べて、比較して、チェックしたり。とても使いやすい。

 

佐川:何千年も情報伝達の手段として、使われてきましたからね。軽いし、手軽だし、文字も読みやすい。でも、情報を共有する場合は、デジタル管理するべきですね。その方が伝達が早いし、場所の制約がなくなる。それに、なんといっても、我々はIT企業ですから。

 

内布:デジタル化することのメリットは、沢山ある。我々の取組みが証明しました。

 

 

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Q最後に

 

ヨシカワ:社内のデジタル化において一番苦労したことは何ですか?

 

内布:業者さんに丸投げせず、自分自身で汗かいて設定したことが一番苦労したことだと思います。そういえば、今思い出したんですけど、実はGSuiteを取り入れたときは社員の皆があまり驚かなかったんです。そこで思ったのは、社員たちも不便さをどこかで感じていたからだと思いますね。

 

ヨシカワ:毎月、どのくらい時間をかけたんですか?

 

内布:他の仕事もしていたので、四六時中デジタル化対応をしていたわけではないです。

ひと月辺り、だいたい5人日くらいだと思います。コツコツやってました。

 

佐川:それでも、やるとなったら早かったなって思いますね。でもお金はかかりましたね。

 

内布:まあそうですね。月額いくらとかでも積もりに積もって結構かかっちゃいますね。

 

佐川:でもお金をかけた以上の価値は得られてると思いますね。

 

内布:そうですね。

 

佐川:デジタル化によって働き方改革が進むことで、厚生労働省から「くるみん認定」と「トモニン認定」も頂くことができました。これは、内布さんが頑張ってくれた、とても素晴らしい成果だと思います。

 

ヨシカワ:わかりました。では、以上でインタビューを終了させていただきます。

ありがとうございました。

 

内布:ありがとうございました。

 

佐川:ありがとうございました。



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内布好紀さんありがとうございました!また社長ともインタビューできてとても楽しい時間を過ごさせていただきました。

 

社内のデジタル化について貴重なお話をしていただきました。時代が変わると会社にとって何が必要なのか、考え方が変わるんですね。とてもいい勉強になりました。

 

次回もお楽しみに!ありがとうございました!



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