皆さんこんにちは。
現在、社会保険システムの電子申請に携わっております、Tと申します。
今回は現場で実装している、電子申請についてご紹介させて頂きます。
電子申請とは
電子申請とは各窓口に出向いて各申請用紙に記入し、書面によって行っていた申請手続きを自宅、会社など、ウェブ環境のある場所にて行うことです。
政府全体で行政手続きのコスト削減の為、電子申請の利用を促しており、2020年4月から特定の法人について電子申請の義務化が開始されています。
社会保険に関しても一部の手続きを行う場合、電子申請で行うことになり、順次対応しています。
社会保険各申請書登録作業の流れ
【電子サービス開始以前の流れ】
１．申請データ授受：ＷＥＢプラットフォーム、メール、ＵＳＢ等
２．申請データ取込：手作業取込
３．決裁作業 ：手作業、紙または電子ファイル出力
４．登録作業 ：申請データを送信後、データ登録
５．結果返却 ：紙または電子ファイルを返却
【電子申請サービス開始からの流れ】
１．申請データ授受：マイナポータル経由で申し込み
２．申請データ取込：自動取込
３．決裁作業 ：決裁システムにて決裁作業、電子ファイル出力
４．登録作業 ：決裁システムにて承認された申請データから登録
５．結果返却 ：電子ファイルを添付し、マイナポータル経由で返却
電子申請のメリット
コストの節約、効率化
ウェブポータルサイトより被保険者が健保組合への申請ができるようになり、事業主の作業もペーパーレス化、効率化
記入ミス防止効果
自動計算、自動チェックにより記入ミスを防ぐ
時間短縮
自宅やオフィス、遠隔地から申請可能
移動時間、待ち時間がなく、複数申請を申請可能
セキュリティ向上
申請書の手不要、郵送不要
電子化することで紙での管理より安全
テレワーク
テレワークが推奨される中、申請、承認をする為に出社する必要がない
履歴／検索
申請履歴のバックアップが残せる
申請書を電子化することで検索することが紙より容易
電子申請のデメリット
環境整備
利用環境の整備（ＯＳ、ブラウザ、ＰＣ、ネット環境等）が大変であること
申請する際に記載内容の不備がある場合、窓口であればその場で訂正可能なケースがあったが、電子申請の場合、差し戻された後に訂正を行う必要がある
システム構築
システムの安全性として不正アクセス、情報漏洩を防ぐセキュリティの構築、アクセス集中の際のシステムダウンを防ぐ対策、など様々なことを考慮していく必要がある
まとめ
現在電子申請は特定の法人※に義務化がされていますが、今後は中小企業にも適用されていく可能性があります。
導入するメリットは業務の効率化、コスト削減、セキュリティ向上、情報共有があり、デメリットは利用環境の整備、記載内容不備の訂正等がありますが、利便性を整え、業務効率化を念頭に置いてメリットを最大限活用していければ今後生活していく上で必要不可欠なツールとなっていくと思います。
※特定の法人
- 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金額が１億円を超える法人
- 相互会社
- 投資法人
- 特定目的会社
