皆さんこんにちは。グループ統括管理本部のシステム関連担当です。
今回は勤怠システムのチームスピリットを導入して業務効率が上がったお話です。
以前は整合性チェックと情報の一覧化を手作業で行っていた
システム導入前は基本的にExcelを使って勤怠報告を受けていました。
当時の流れとしては、社員は作業場所が新しくなるたびにExcel内の設定を変更し、保護をかけたものを該当者にメールします。
月末になると勤怠報告、休暇届、交通費精算の沢山のExcelがワークフローで流れてくるので、管理本部の方でそのExcelたちをPDF変換し、勤怠と休暇届の整合性、残業時間の整合性などを電卓を叩きながらチェックします。（PDFにすることでペーパレス化され、一応テレワークでもチェックが可能です。）
チェックが終わったらこれらの情報を一覧化し、給与システムに流し込みます。
この「整合性チェック」と「情報の一覧化」が手作業で手間がかかっていました。
※ワークフロー導入前は、紙で回収してました！（涙）
社内で行っている「労働安全衛生委員会」で使用する超過時間情報の提出に間に合わせるにも大変です。
全社稼働までの道のり
弊社では勤怠管理のほかに工数管理を行っています。どのプロジェクトにどれだけの時間を使っているか、という管理です。
これに対応する勤怠システムがなかなか無く、ようやくチームスピリットと出会いました。
説明を聞き、体験版を触らせてもらった感想はなかなかの好感触です。
・「何を入力すればいいか、みればわかる」というインターフェイス。
・最初から用意されている、データのCSV出力機能。
・高稼働になると送信されるアラートメール。
・いろいろなレポート機能。
そして今回も少数アカウントで契約し、全社展開までに細かな仕様確認や初期設定を行いました。
（前回のシステム導入記事はこちら）
一言で言うと「設定が難しい！難しすぎる！！」です。
Google Workspaceの時もそうだったんですが、自分の信念として「悩んで汗かいて設定は自分で頑張る」です。
悩んで汗かいた分、理解も深まります。
でもチームスピリットは設定が難しかった。
チームスピリットというか、ベースになるセールスフォースの設定ですね。なので、シー・エス・エスで適応している残業計算などの条件をチームスピリットに反映せず、データ抽出した後に再計算を行うことにしました。
第二段階としてもう少しアカウントを増やし、特定のチームに協力してもらいテスト運用を開始しました。自分では想定しなかった指摘事項があったり、良い改善の機会になりました。
運用方法を固め、改善し、いざ全社展開です。
ドキドキでしたが、みなさんすんなり受け入れてくれたようです。
一番の決め手は「何を入力すればいいか、みればわかる」というインターフェイスだと思います。
またチームスピリットはスマホアプリも存在しており、その辺も良かったと思います。
システムを導入することでチェックボリュームが大幅に削減
システム導入後は、問合せはあるものの、これといった大きなトラブルもなく稼働しています。
いままで行っていた整合性チェックも、勤怠と休暇申請が一緒になっているし、稼働時間のチェックも不要です。
ただ残業時間の再計算があるので、データは1件ずつチェックしますがチェックのボリュームは各段に減りました。
また抽出したデータはACCESSやExcelを経由（自分で作成）して、給与システムや売上管理システムに流せるデータに加工します。
残業管理がしやすくなり、給与処理までの時間がかなり短縮されました。
しかし、レポートなどを使いこなせていないので、今後はそのへんも充実させたいと思います。
ご興味ある方、お試し版があるので是非チームスピリットを体験してみてください。
