１．はじめに
皆さん初めまして、グループ統括管理本部のシステム関連担当です。
今回は少し前の話になります、2018年2月にGoogleWorkspace（当時はGSuiteというサービス名）を導入した話をしようと思います。
2018年当時、メールは外部のサービスを利用していました。
しかし、基本的にPCにメールソフトをインストールして使用するのが主で、WEBメールは「おまけ程度」の機能しかありませんでした。
カレンダーも一部メンバーのみサイボウズを使っていたり、当然クラウドストレージもありません。
何をするにも会社に来ないとやりにくい状態でした。
２．Google
私は管理本部の仕事をしているので、情報収集の為に展示会などに足を運んでいました。
そこでよく目にしたのは、「GSuite」や「Microsoft356」といったサービス名です。
どんなものなのか興味津々です！
Googleの方のセミナーに参加してみると「ユーザーは○億人です」「サービスを利用している企業は〇社以上です」「Gmailがビジネスメールとして使用できる」「クラウドストレージがある」「BASICだと月額500円」などなど話を聞けば聞くほど魅力的。
さらにGSuiteをベースに様々なサービスを展開している企業もたくさんあるとか。
沢山のユーザが利用しているとなると、ニッチなサービスや「いかにも日本らしいサービス」など展開したら、思わぬ企業からオファーが来たりすることもあるのかな？
なんて想像してみたりです。
私の中ではGoogle１択でした。
３．社長のGO
そんなこんなしているうちに「ちゃんとグループウェアを入れよう」という話が浮上してきました。
私はGSuiteの魅力に触れていたので「Gsuiteが良いのでは？」とお伝えすると、社長もGSuiteの存在を知っていたらしく、すぐにGOが出ました。
よっしゃ！
４．まずは機能確認
まずはお試し登録をし、どんな機能なのか確認します。
その後、数名分のアカウントで契約しもっと詳しい調査に入ります。
初期設定は市販の設定本を買ってきてました。
いつもお世話になっているリコージャパン株式会社様と代理店契約をし、サポートいただきました。
全社公開する上で、以下の基本機能のみ公開することにしました。
・Gmail
・Googleドライブ（Drive、Docs、SpreadSheet、slide、Form）
・カレンダー
・Googleグループ
・Googleサイト
・ハングアウト
・その他基本的な機能（keep、Youtube、MAP、Photoなど）
さらに、セキュリティ面でCloudGateUNO、ワークフローでrakumoを選択しました。
全社展開まで数回社内案内を出し、同時に「私有デバイス利用（BYOD）」も勧めました。
５．全社展開して変わったこと
2018年に導入し約3年が経ちました。
もうGoogleWorkspaceなしでは仕事ができないぐらい、浸透していると思います。
５－１．導入してプラスなところ
・Mailが楽。PCはもちろんスマホでも簡単利用です。
・カレンダーで会議等の予定を入れるのがすごく楽に。
・スプレッドシートなど、メンバーと共有しながら編集ができるので、ファイルのやりとりが減った。
・Googleフォームで、社内アンケート調査などが気軽にできるようになった。
・ここ最近はメールよりチャット連絡が多くなり、気軽にコミュニケーションができている。
・GoogleMeetでビデオ会議も簡単設定。
・最近はドライブ利用で、社内のメール添付が減った。
・一部ですが社内サーバをドライブに移行したので、テレワークがしやすくなった。
・rakumoのワークフローを導入したので、ほぼハンコいらずになった。
・CloudGateで使用するデバイスに制限をかけているので、安心して利用できる。
・ビルのメンテナンス停電などに影響されない。
５－２．導入してマイナスなところ
・それなりに費用がかかる。
・ネットワークが不調だと焦る。
・サービスに障害が発生すると焦る。
・関連する問い合わせが私の方に来るが、休日に来ることもある。
・ドライブをまとめてダウンロードすると文字化けする。（7zipで解凍すれば問題なし）
そしてコロナ禍になった現在、このGoogleWorkspaceを導入していて、スムーズにテレワークに移行できたと思います。
インターネットにつながっていれば、社内のどこにいてもいいし、もちろん家で仕事したっていい。
本当に身軽になったと思います。
５－３．導入したもの
・GoogleWorkspace BusinessPlus
・CloudGateUNO StandardEdition
・rakumo BasicPac
・rakumo 設備管理オプション（関連会社と会議室を共有するため導入）
