こんにちは、株式会社シー・エス・エスのdazyuです。不動産関連の会社にて、システムの保守・開発を担当しています。
最近洋画のKingsmanを見ました。スパイ映画なのですが、謎解きよりもアクション重視の作品でした。
中でも印象に残ったシーンはアクション前の名言、「manners maketh man.(礼節が人を作る)」です。主人公エグジーの人生を変えるスパイの師、ハリーの言葉なのですが、その生き様を表すような台詞でかっこよかったです。
まだ第1作しか見ていないので、2作目以降が楽しみです。
さて、今回は仕事を円滑に進めるために、コミュニケーションについて大切なことを考えてみたいと思います。2024年4月に部署異動をしたのですが、コミュニケーションについて反省点があったので、今後行動に移せるようまとめたものです。
1. 主題を述べる
まずは何について話すかを伝えよう
部署異動して半期、一番苦しかったのは、相手に自分の意図や内容が上手く伝わらないことでした。
その原因を考えたところ、ずばり「何について話すか」を相手に最初に伝えることができていないことが一番の原因だと思いました。 対策として、報告や連絡において、まず何について話すかの概要を2、3行でまとめておくと良いと考えました。
特に自分の場合は、主題となる具体的な名称（依頼の内容や、システム名など）を主語にして、「〇〇(具体的な名称)の△△(どの部分)について××する」の形にまとめるのが伝えやすかったです。
結論ファーストとはよく言いますが、伝える側と伝えられる側で、お互いに持っている情報が異なる、考えた経緯も異なると、まずは「何を話すか」の前提の共有から入っていくと会話がスムーズに進むと思います。
2. 適切な整理を行う
優先順位をつけて話そう
伝わらなかった原因の二つ目は「相手に伝わりやすい順序を考えられていない」です。
タスクを振られてから作業をした時系列順に矢継ぎ早にしゃべってしまい、うまく内容が伝わらないことが多々ありました。 自分が一番情報を持っているから、結論に行きつくように最初から最後まで伝えればわかってもらえるはず！と思っていると陥りがちかもしれません。
対策として、人に伝える前に重要な事項は何か優先順位をつけると良いと思います。
もし、優先順位がつけにくいプロセスや流れについての説明をする際には、絶対に話しておきたいポイントや、話の切れ目ごとに大きくぶつ切りにし、1ステップごと説明できる様に整理すると良いと思います。
3. 要求は何かを伝える
自分が相手にしてほしいことを明確に伝えよう
伝わらなかった原因の三つ目は「相手に求めていることを伝えられていない」です。
自分のタスクについて相手と都度確認が取れていると、背景が共有できているので何をして欲しいのか察してもらうことができるのですが、相手が別のタスクをやっていたり、確認のタイミングが取れず自分と相手の持つ情報量が異なると「そもそもどの観点で何の対応を求めているのか」が理解されないことがあります。
流れでわかってもらうことができるから説明しなくてもいいだろうと会話をサボらずに、自分の要求、相手にしてほしいことはなにかを欠かさずに伝えると良いと思います。
仕事を振られる側であると、返答が指定された形式でよいため、「依頼者が何を求めて発言をしているか」まで気を配れてなくなってしまうことが多いと思いますが、気を抜かずに自分の意思を伝えるようこころがけたいです。
まとめ：コミュニケーションの上達は、実践あるのみ
自分自身、反省をすべて活かせてはおらず完璧には程遠い状態だと感じていますが、実践を重ねてその場で適切な対応ができるようにしていこうと思います。
最後に冒頭のKingsmanの名言を一つご紹介します。ハリーがヘミングウェイを引用してエグジーを激励した言葉です。
「There is nothing noble in being superior to your fellow man; true nobility is being superior to your former self.(他人より優れた者でなく、過去の自身より優れた者が気高い。)」
落ち込むこともありますが、前を向いて昨日の自分に打ち勝って行きましょう。
この記事を書いた人
【ニックネーム】dazyu
【経歴】入社3年目。2年間本社勤務の後、不動産関連の会社にてシステムの保守・開発を担当中。
【好きな言語】Python、Java、JavaScript
【趣味】ゲーム・映画・散歩
【一言】最近八王子蒸留所の「トーキョーハチオウジン」を買いました。香り高くおいしかったです。
